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Documentos consultoriles: Solicitud de propuesta: RFP.

Un RFP (Request for proposal, o solicitud de propuesta) es un documento que una empresa emite para solicitar propuestas de posibles proveedores de productos o servicios. Por ejemplo, una empresa que desee digitalizar su información, podría solicitar propuestas que incluyan equipos, programas, y el entrenamiento de los usuarios requeridos para operar el sistema e incorporarlo en la organización.

Las RFP son un componente vital en la administración de proyectos exitosos ya que definen claramente los entregables asociados con el proyecto y define un marco de acción para la ejecución del mismo. Idealmente los RFP estipulan los requisitos de la empresa que está comprando y las condiciones bajo las cuales contrataría, por lo que un RFP debe contener:

  1. Especificación del producto o servicio requerido, con el mayor detalle posible
  2. Información que se requiere del oferente, como el valor, las personas que liderarán el proyecto, responsabilidades que asumirá, un cronograma, y la experiencia de la empresa en el área, por ejemplo
  3. Criterios para selección o descalificación de proponentes
  4. Fechas relevantes, incluyendo las de apertura y cierre del proceso. Fechas para entrevistas y visitas si las hay.
  5. Cualquier requerimiento de confidencialidad
  6. Elementos legales de la posible contratación

Bien, esto es lo que debería de ser, pero en la realidad muchos de los RFP estan muy muy muy muy mal confeccionados. Entiendo que es una tarea dificil la elaboración de un RFP pero es el primer paso para el éxito del proyecto. Un RFP mal redactado conlleva a una peor elección en la selección del proveedor y por lo tanto un camino difícil en la implantación.

El análisis previo que el cliente debe de realizar de sus necesidades es fundamental para que pueda transmitir al implantador de la manera más ajustada posible los requerimientos actuales y futuros que pueda tener y que la implantación de cualquier tipo de herramienta mejore realmente su gestión interna.

No vale de nada elaborar un RFP con 300 requerimientos, en muchas ocasiones sesgados hacia una aplicación específica, si realmente en el día a día llego a cubrir en 80% de mis necesidades con la mitad de esas peticiones.

Personalmente creo que un RFP no debe ser una “carta a los Reyes Magos” y es muy recomendable encargar la elaboración del mismo a una empresa externa que de manera independiente pueda detectar mejor esas necesidades.

“Si no sabes donde vas, cualquier camino te llevará allí.” Eso es cierto para el proceso RFP. Si no estás seguro de cual es tu proyecto, que problemas de negocios va a intentar resolver, como se medirá… ¿cómo sabrás si la respuesta de una agencia alcanza los objetivos?

Vía: Gestiópolis

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9 septiembre 2009 - Posted by | Proyectos

6 comentarios »

  1. Lo veo muy acertado, muchas veces las RFPs son demasiado recargadas y depende mucho de la capacidad de análisis del que lo elabora (quitando que muchas veces, esa falta conlleva la compra de una RFP prefabricada y que como dices está muy sesgada).

    Ahora bien, se debería ahondar en ¿Por qué en España apenas se utilizan RFPs? En otros paises como Alemania, es un documento reconocido legalmente mediante su firma y aclara muchos problemas que surgen durante el ciclo de vida de un proyecto. Aquí en cambio, trabajamos con propuestas de escasa profundidad y luchamos contra las expectativas que el cliente se crea en su cabeza, sin nada que nos sirva como referencia a la hora de defendernos (que siempre llega).

    Comentario por d_alonso | 10 septiembre 2009 | Responder

    • Gracias por el comentario David, a veces me da la sensación de que las empresas demandan este tipo de soluciones porque la tiene su “vecino”, porque es “la moda” o por motivos que nada tienen que ver con la mejora de sus procesos internos.
      Un cliente que pide una demostración de producto sin haber dictado unas directrices de lo que quiere ver, sin tener claras de antemano las preguntas y el objetivo que quiere alcanzar con una implantación dificil lo tiene en que no se convierta en una lucha entre departamentos para conseguir el mayor número de “soluciones” a sus problemas diarios.

      Comentario por jconsu | 10 septiembre 2009 | Responder

  2. Personalmente creo que responde al caracter de algunos empresarios españoles que entienden que no ateniendose a ningún docuemento como el RFP siempre se puede intentar estirar más el alcance y convertir el proyecto en el mas dificil todavia, cuando eso a largo plazo es perjudicial a todas las partes implicadas

    Comentario por Luis Pajares | 10 septiembre 2009 | Responder

    • ¿Piensa mal y acertaras? jejeje

      Comentario por jconsu | 11 septiembre 2009 | Responder

  3. La principal característica para garantizar el éxito y la finalidad que tiene un documento RFP, desde mi humilde opinión, se debe basar en la correcta elección de los Key Users por departamento, junto con un líder de proyecto que tenga una visión global de la compañía. Esto permitirá plantear un documento con requerimientos y necesidades realistas, evitando un poco la situación que comentaba Javi (“carta a los Reyes Magos”). Externalizar este trabajo puede ser una opción, teniendo siempre un líder por parte del cliente muy implicado con las peticiones funcionales de su equipo. Muchos clientes confunden el RFP como si fuera un contrato “binding” y quizás en España no se utilice tanto al pensar que se puede hacer uso como documento vinculante.

    Comentario por Antonio Gilabert | 11 septiembre 2009 | Responder

    • Eso sería lo ideal Antonio, pero todos sabemos que en la mayoría de los casos ese “líder de proyecto” con conocimiento interno global suele ser el director de informática, y bueno, en muchos casos su autoridad deja mucho que desear…

      Comentario por jconsu | 11 septiembre 2009 | Responder


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