Consultor Dynamics

Siempre aprendiendo

¡¡¡Trata de arrancarlo!!!

Arranque, Puesta en marcha, Big Bang, el Día D o “El momento de la verdad”…

Todos ellos términos que hacen referencia a uno de los momentos más deseados complicados en el trabajo del consultor donde realmente te das cuenta de todo lo que has hecho o has dejado de hacer para que el proyecto tenga éxito.

Un arranque, es básicamente “desenchufar” el anterior sistema, y “enchufar” el nuevo, el cual, tras las cargas de datos, pruebas realizadas y demás ajustes de última hora debería de ir como la seda 🙂

Un arranque es el momento en el que toda la carne esta sobre el asador y todos los amuletos, plegarias y suplicas divinas afloran desde los más religiosos hasta los más ateos.

El mes de diciembre, al igual que el mes de julio suelen ser meses de numerosos arranques, como bien me recuerda mi buen amigo Gonzalo, que está metido en dos arranques en 15 días. Toda una prueba de control mental para estresar a cualquiera!!!

Normalmente, los arranques, suelen hacerse en períodos de puentes, vacaciones, cuando la carga de trabajo es mucho menor, y hay más tiempo para dar esos “retoques” de última hora que siempre son necesarios.

Una vez realizada las tareas pertinentes el fin de semana, el día de puesta en marcha en producción (con los usuarios trabajando sobre el nuevo sistema), suele ser bastante ajetreado y es muy recomendable tener establecido un buen plan de contingencia y unos niveles de escalado para la resolución de incidencias para no saturar al consultor (que suele ser lo más normal).

Daros cuenta que no es lo mismo sacar a producción una página web, que si el primer día no funciona, pues ya funcionará el segundo, que un CRM, en el que, en caso de no funcionar, ya se introducirán los pedidos al día siguiente, que un ERP.

Un ERP, un sistema de gestión integrado, es mucho más crítico, y no os quiero ni contar cuando este sistema se integra con otras aplicaciones, por lo cual en caso de fallar, un fallo que podría considerarse pequeño como la falta de un dato, un error en un parámetro, puede transmitirse a toda la organización y paralizar la entrada de datos en en diferentes áreas de la empresa que en principio no tienen nada que ver con la que provocó el error.

Pero una cosa tenéis que tener clara para los momentos más dificiles…todo…TODO…tiene solución…y al final…tarde o temprano, se acaba solucionando. Por lo tanto, es bueno mantener la calma y pensar friamente soluciones, no vaya a ser que las prisas no nos dejen ver el bosque 🙂

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9 diciembre 2009 Posted by | General, Proyectos | Deja un comentario

Atención consultores: Sentencia judicial a tener en cuenta.

Me gustaría hacer referencia a una entrada que acabo de leer en el blog de Angel Agueda sobre una sentencia judicial acerca de un proyecto de implantación de SAP. La verdad que podría ser SAP, Dynamics, Oracle o cualquier otro, que nadie quiera entrever nada raro.

Suscribo punto por punto lo que comenta Angel en su post que os reproduzco aquí:

Aún no he podido leer detenidamente la sentencia de 37 páginas, pero después de leer la noticia creo que se pueden hacer las siguientes reflexiones basadas también en mi experiencia en implantación de soluciones empresariales ERP, CRM y BI:

  • Debe haber mayor conexión entre el proceso de venta y el de ejecución de los proyectos.
  • El contrato debe recoger con el mayor detalle posible las tareas y responsabilidades tanto del proveedor como del cliente y de otras terceras partes si las hubiese.
  • Deben preverse en el contrato los procedimientos para gestionar las dificultades que siempre aparecen en estos proyectos: cambios de alcance, ampliación de plazos, etc.
  • y deben preverse cómo cancelar el proyecto si los problemas previsibles no se pueden resolver.
  • Estos proyectos, como muchos otros, llegan a buen fin con la contribución de todas las partes y no solo de la consultora. Si en el contrato no se incluyen las obligaciones del cliente es responsabilidad del que vende por no poner por escrito lo que luego exigirá de palabra.
  • Los contratos no sólo deben firmarse, deben leerse y entenderse. El proceso de negociación es para eso y no solo para conseguir una firma que permita al comercial llevarse la comisión.
  • Si no se puede hacer lo que se quiere vender entonces no se debe vender.
  • El beneficio del proyecto para la consultora debe estar en el contrato original no en las ampliaciones que pueda haber del mismo.
  • Si el modelo de relación contractual implica muchos riesgos para una o las dos partes, ¿por qué no se busca otro modelo?

¿Que os parece? ¿Creeis que puede ser positivo para el sector?

Vía: http://legnita.wordpress.com/2009/09/22/sentencia-judicial-a-tener-en-cuenta/

28 septiembre 2009 Posted by | CRM, ERP, Proyectos | 6 comentarios

Gestión del cambio en implantaciones…

Un tema al que me gusta prestar especial atención y que pienso que nunca se le da la suficiente importancia es todo lo relacionado con la “gestión del cambio”.

Para mi, la gestión del cambio comienza por hacerle ver al cliente,  desde el primer día, que el proyecto le pertenece por completo, que el equipo de implantación de la cosultora son los dinamizadores que le ayudarán a conseguir el éxito en la implantación.

Partiendo de esta premisa, es siempre necesario crear un plan de comunicación, por muy liviano que nos pueda parecer, para comunicar a TODA la empresa la estrategia que se va a seguir en la implantación.

Por supuesto, en el caso de disponer de un departamento de Recursos Humanos, es necesario establecer con ellos y la dirección del proyecto unas directrices para facilitar la transicción a la nueva herramienta de la manera menos traumática posible.

Una implantación de una nueva aplicación, siempre, siempre…no se si lo he dicho, siempre crea rechazo en alguna persona reacia a que los “de la corbata” le cambien su manera de trabajar y hay que conseguir ganarse la confianza de dichas personas en que su trabajo mejorará (aunque a veces, también hay que decirlo,  se consigue el efecto contrario…).

Las principales críticas que nos pueden plantear dichos usuarios son:

• No comparten o no entienden la necesidad que se les plantea de cambiar.
• Perciben que el nuevo modelo / sistema implicará la realización de trabajo adicional.
• Están convencidos de que dificultará su trabajo en lugar de hacerlo más fácil (especialmente en el caso de que experiencias de cambios anteriores negativas).
• Sienten  que  no  tienen la formación suficiente para sentirse cómodos en su nuevo entorno. Tienen sensación de que pueden fracasar.
• Piensan que afectará a sus funciones o condiciones en la empresa y les da miedo.
• Se preocupan porque igual pueden perder su empleo.
• No comparten o no entienden la necesidad que se les plantea de cambiar.
• Perciben que el nuevo modelo / sistema implicará la realización de trabajo adicional.
• Están convencidos de que dificultará su trabajo en lugar de hacerlo más fácil (especialmente en el caso de que experiencias de cambios anteriores negativas).
• Sienten  que  no  tienen la formación suficiente para sentirse cómodos en su  nuevo entorno.  Tienen la sensación de que pueden fracasar.
• Piensan que afectará a sus funciones o condiciones en la empresa y les da miedo.
• Se preocupan porque igual pueden perder su empleo.

Las acciones específicas de Gestión del Cambio, se centrarán en controlar y dirigir la repercusión de los cambios de cualquier naturaleza en las personas para lograr que estas:

• Perciban el cambio como una oportunidad
• Se integren al esfuerzo
• Se comprometan con los resultados
• Sean promotores del cambio

Además, es necesario considerar el impacto en las personas que no estarán directamente involucradas en la definición de los cambios pero que serán usuarios indirectos. De esta forma se pretende:

• Evitar desconcierto provocado por falta de información
• Preparar a las personas
• Alcanzar los niveles de productividad deseados en el menor tiempo posible

Ya sabéis, mucho capote, mucha mano izquierda y mucha comunicación…

23 septiembre 2009 Posted by | Habilidades, Proyectos | Deja un comentario

Mi reunión favorita

En el mundo de la consultoría hay infinidad de reuniones para todo tipo de cosas. Para revisar un RFP, para revisar una formación, para revisar una estimación, para revisar una estrategia, para revisar un proyecto, para revisar tu dedicación…bueno…la mayoría de las veces es para revisar lo que hace el consultor y que no se despiste 🙂

Pero hay una reunión que a mí me gusta por encima de todas, la reunión con antiguos compañeros. Ahora ya no tanto, pero hace un par de años había mucha movilidad entre partners y al final casi todos nos conocemos de haber coincidido en algún proyecto y si no, conoceremos a alguien que te conoce y del que siempre puedes contar alguna anécdota, que hay siempre un montón para contar.

Normalmente las reuniones empiezan con una cerveza o un vinito contando los proyectos que tenemos entre manos e intentando investigar de manera cordial a las personas que podemos conocer de cada unos de esos proyectos, en principio sólo para tener la información disponible.

A medida que va subiendo el tono de la conversación se empieza a hablar de las cosas “no tan buenas” de cada empresa, del sector, del futuro…bueno…va con el “spanish way of life”.

Un tema muy gracioso es cuando a alguno, llevado por la euforia, se le escapa algún dato “Top Secret”, y dice la típica frase “que esto no salga de aquí, eh?”, y bueno, hay que respetarlo, es una de esas normas no escritas aunque todo dependerá de los escrúpulos que tengas.

A medida que avanzan las cañas y las risas alguno suele decir de montar un negocio entre todos, que si “yo lo haría mejor que estos que no tienen ni idea”, que “ganaríamos tanto y cuanto”, igual un día de estos lo hacemos de verdad y se da la vuelta a la tortilla,  no os preocupéis que yo seguiría escribiendo desde el Caribe 🙂

Mi recomendación es que, ya sea en el bar o en cualquier otro lado, os relacionéis fuera de la oficina, en su justa medida con los compañeros. Se conoce a la gente en un ambiente más distendido y relajado, y se hacen grandes amistades que durarán seeguramente toda la vida.

Otro tema es la relación extraprofesional con los clientes, sobre todo cuando dura el proyecto, ya que en este caso puede ser mucho más peligroso y aqui si hay que tener mucho cuidado con lo que se dice  y como se dice. Al igual que en un tribunal “todo lo que diga podrá ser utilizado en su contra” 😉

22 septiembre 2009 Posted by | Habilidades, Proyectos | Deja un comentario

Metodología: Sure Step, FIT, SCRUM…

Para la familia de productos Dynamics Microsoft pone a disposición de clientes y partners una metodología de implantación y actualización de versiones propia, desarrollada específicamente para esos productos denominada Sure Step.

La metodología está formada por 4 grandes componentes que son:

  • Fases
  • Procesos Transversales
  • Gerenciamiento de Proyectos
  • Roles

Su implementación y forma de trabajo es de simple comprensión, a través de diagramas de flujo, entregando información detallada para cada una de las etapas y pasos de cada proyecto. Dispone de un software específico, con docmentos de ejemplos en todas las fases y asignación de tareas para facilitar en todo momento la interpretación de la misma. Está disponible tanto para Dynamics AX como para CRM ya sean implantaciones “de cero” o actualizaciones de nuevas versiones.

Podis ver más detalles de la metodología aqui.

Personalmente no es una metodología que haya aplicado nunca ya que en Avanade disponemos de dos metodologías propias de implantación, una muy similar a Sure Step denominada ACM (Avanade Connected Methods) y otra que me gusta mucho más llamada FIT (Fast implementatio track).

Esta metodología FIT se basa en disponer de documentación, parametrizaciones, modelos de negocio y procesos previamente definidos por sector para avanzar mucho más rápidamente en todos los procesos de implantación.

Además de conseguir adaptar los procesos del cliente mucho más rápido a la herramienta y poder discutir de “tu a tu” desde el primer día con el cliente, basada en la experiencia de implantaciones similares.

Otra metodología que me gusta mucho y que me gustaría aplicar en algún proyecto es SCRUM. Largo y tendido he hablado de este tema con algún compañero pero al no haberla utilizado nunca en proyectos de implantación no me doy por vencido de que no se pueda utilizar.

Estoy preparando otro post sobre esta metodología con más detalle viendo en que momentos de la implantación de un ERP o un CRM se podría utilizar, pero os adelanto de que me gusta por:

– La implicación del cliente es alta en todo momento por lo que su responsabilidad es palpable desde el primer día.

– El equipo está continuamente pendiente de que tiene que hacer y cuando lo tiene que hacer. El equipo mantiene un ritmo de trabajo relatiamente constante y muy productivo. Si bien esto tiene que quedar claro en cualquier metodología sabemos que a veces hay “interferencias” que pueden desviar la atención del equipo.

– La rigidez en la aplicación de SCRUM le confiere agilidad a la misma.Respuestas ágiles ante los cambios que en un proyecto son muchos los que se pueden dar.

– El tener una “pila de sprint” (fracciones de trabajo), hace que el seguimiento del proyecto sea mucho más efectivo.

– Énfasis sobre el desarrollo y la colaboración con el cliente por encima de la documentación, que si bien es necesaria se intenta minimizar (todos sabemos lo que pasa con la mayoría de la documentación…). Orientada al resultado.

– Se minimizan los riesgos con las reuniones diarias del equipo.

Las metodologías son necesarias e imprescindibles y conseguir optimizarlas es una labor “no fácil” de conseguir para el buen gestor de proyectos.

Cualquier comentario será bienvenido. Volveré sobre el tema que da para bastante debate 🙂

15 septiembre 2009 Posted by | Proyectos | 2 comentarios

Documentos consultoriles: Solicitud de propuesta: RFP.

Un RFP (Request for proposal, o solicitud de propuesta) es un documento que una empresa emite para solicitar propuestas de posibles proveedores de productos o servicios. Por ejemplo, una empresa que desee digitalizar su información, podría solicitar propuestas que incluyan equipos, programas, y el entrenamiento de los usuarios requeridos para operar el sistema e incorporarlo en la organización.

Las RFP son un componente vital en la administración de proyectos exitosos ya que definen claramente los entregables asociados con el proyecto y define un marco de acción para la ejecución del mismo. Idealmente los RFP estipulan los requisitos de la empresa que está comprando y las condiciones bajo las cuales contrataría, por lo que un RFP debe contener:

  1. Especificación del producto o servicio requerido, con el mayor detalle posible
  2. Información que se requiere del oferente, como el valor, las personas que liderarán el proyecto, responsabilidades que asumirá, un cronograma, y la experiencia de la empresa en el área, por ejemplo
  3. Criterios para selección o descalificación de proponentes
  4. Fechas relevantes, incluyendo las de apertura y cierre del proceso. Fechas para entrevistas y visitas si las hay.
  5. Cualquier requerimiento de confidencialidad
  6. Elementos legales de la posible contratación

Bien, esto es lo que debería de ser, pero en la realidad muchos de los RFP estan muy muy muy muy mal confeccionados. Entiendo que es una tarea dificil la elaboración de un RFP pero es el primer paso para el éxito del proyecto. Un RFP mal redactado conlleva a una peor elección en la selección del proveedor y por lo tanto un camino difícil en la implantación.

El análisis previo que el cliente debe de realizar de sus necesidades es fundamental para que pueda transmitir al implantador de la manera más ajustada posible los requerimientos actuales y futuros que pueda tener y que la implantación de cualquier tipo de herramienta mejore realmente su gestión interna.

No vale de nada elaborar un RFP con 300 requerimientos, en muchas ocasiones sesgados hacia una aplicación específica, si realmente en el día a día llego a cubrir en 80% de mis necesidades con la mitad de esas peticiones.

Personalmente creo que un RFP no debe ser una “carta a los Reyes Magos” y es muy recomendable encargar la elaboración del mismo a una empresa externa que de manera independiente pueda detectar mejor esas necesidades.

“Si no sabes donde vas, cualquier camino te llevará allí.” Eso es cierto para el proceso RFP. Si no estás seguro de cual es tu proyecto, que problemas de negocios va a intentar resolver, como se medirá… ¿cómo sabrás si la respuesta de una agencia alcanza los objetivos?

Vía: Gestiópolis

9 septiembre 2009 Posted by | Proyectos | 6 comentarios